進捗会議 の 目的

今回は「進捗会議」の中でもその「目的」についてまとめていきたいと思います。

毎日、毎週…繰り返していると定型作業のようになってしまってその目的が分からなくなってくる人が出てきたりします（自分も含めて。。）。 どんな会議もそうですが「目的」意識がズレてしまうと無駄な会議となってしまうので、改めてここで整理しておきます。

プロジェクト と 進捗会議

そもそも「プロジェクト」は「決められた内容(品質含む)、工数、納期で新しいものを生み出す」ことを目指します。 この「プロジェクト」が完遂するまでには、規模にもよりますが数週間から数年もの期間がかかります。 当然、プロジェクトゴールまでの期間が長くなればなるほど、ゴールへ不時着することが難しくなってきます。

そこで、プロジェクトを無事ゴールへ向かわせるため、定期的にプロジェクトの現状を確認してゴールに向けて軌道修正を行いながら、ゴールへ近づけていきます。 この「定期的にプロジェクトの現状を確認してゴールに向けて軌道修正を行う」のが「進捗会議」です。

進捗会議 の 目的 とは

上記の「プロジェクト」と「進捗会議」の関係を踏まえると、進捗会議の大きな目的は「予定と実績の差異を確認し、ズレの原因を分析、対策を検討、適用すること」が主なものとなります。 うまく「プロジェクト」をゴールへ導くためという点で「情報共有」「モチベーション向上」「目的意識の共有」なども目的としては含まれるようです。

  • 計画と実績の差異を確認
  • 計画とズレている原因の分析
  • 計画とズレている原因に対する対策の検討
  • 計画とのズレを是正する対策の適用
  • 情報共有
  • モチベーション向上
  • 目的意識の共有

計画 と 実績 の 差異

さて、上記で「計画と実績の差異」と記載している部分について、普通に考えると「すでに遅延してしまったもの」が思いつきますが、 進捗会議では「すでに遅延してしまったもの（過去）」だけでなく、「これから遅延しそうなもの（未来）」についても確認します。 また、往々にして遅延すると品質も悪くなるので「進捗」だけでなく「品質」についても「計画とのズレ」を確認します。

2つの観点は掛け算になるので、まとめると以下のように4つのズレ（計画と実績の差異）が存在することになります。

  • 進捗
    • すでに遅延しているもの（過去）
    • これから遅延しそうなもの（未来）
  • 品質
    • すでに発生している品質不良（過去）
    • まだ発見できていない可能性がある品質不良（未来）

ちなみに余談ですが…「すでに発生してしまったズレ」に対する対策は「リアクティブ」、「これから発生しそうなズレ」に対する対策は「プロアクティブ」と呼ぶそうです。 当然、できるだけ「プロアクティブ」を実行していくのが望ましいです。

今回は「進捗会議の目的」についてまとめました。一言…にはなっていませんが、「進捗会議の目的」を一言で表すと以下の通りです。

  • 計画と実績のズレを確認、原因分析、対策検討、対策実施

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